Whistleblowing

Moleskine S.r.l nel rispetto dei propri principi di legalità e trasparenza, ed in conformità a quanto richiesto dal D.Lgs 24/2023 recante "Attuazione della direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, ha istituito un canale interno per le segnalazioni applicabili a Moleskine S.r.l. (di seguito “Moleskine”).

Tale canale può essere utilizzato per segnalare:

a) le condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (reati presupposto a titolo esemplificativo: indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell’Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode nelle pubbliche forniture), o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;

b) gli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

c) gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione.

Le persone che possono utilizzare il canale per le segnalazioni (Whistleblower o Persone segnalanti) sono:

• lavoratori subordinati;
• lavoratori autonomi, titolari di rapporti di collaborazione, liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche di mero fatto)

Ciò anche quando si tratta di situazioni precontrattuali, periodi di prova o situazioni successive allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Tutte le violazioni dovranno essere segnalate al Gestore delle segnalazioni attraverso il seguente canale:

Portale di segnalazione online: Moleskine Whistleblowing che permette di effettuare segnalazioni sia in forma scritta che in forma orale.

Il ruolo di Gestore delle segnalazioni è stato attribuito ad un Ufficio interno a Moleskine Srl formato dall’Head of Group ESG&Audit e dall’Organismo di Vigilanza.

Ogni comunicazione tra il Gestore delle segnalazioni ed il segnalante dovrà avvenire tramite il Portale di segnalazione online utilizzando i codici che verranno forniti al segnalante all’apertura della segnalazione.

Moleskine si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante, di eventuali facilitatori di questi, e delle persone segnalate.

La segnalazione dovrà essere il più possibile circostanziata al fine di consentire l’accertamento dei fatti da parte del Gestore delle segnalazioni.

In particolare, è necessario che risultino:

• il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la chiara descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i soggetti cui attribuire i fatti segnalati.

Il Gestore delle segnalazioni rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione e gli fornisce un riscontro sull’esito della segnalazione entro il termine di tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento.

Le segnalazioni anonime saranno comunque acquisite qualora riportino fatti circostanziati.

Il D.lgs. 24/2023 prevede anche l’istituzione un canale di segnalazione esterno è attivato presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

Tale canale può essere utilizzato solo per segnalazioni riguardanti violazioni delle specifiche normative dell’Unione Europea previste dal D.lgs 24/2023

Il segnalante può utilizzare il canale di segnalazione esterno solo alle seguenti condizioni :

• il canale interno pur essendo obbligatorio, non è stato attivato dalla Società o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal decreto con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte del Gestore delle segnalazioni: la segnalazione non è stata trattata entro un termine ragionevole, oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, il responsabile ultimo nel contesto lavorativo è coinvolto nella violazione, c’è il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, l’efficacia delle indagini svolte dalle autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa) o che la segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante);
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, nel caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente).

ANAC ha predisposto i seguenti canali di segnalazione alternativi:

• piattaforma informatica
• segnalazioni orali
• incontri diretti fissati entro un termine ragionevole.

Per le modalità operative sull’effettuazione di una segnalazione esterna sul canale esterno, si rimanda al sito internet dell’ANAC: https://whistleblowing.anticorruzione.it.

Le segnalazioni che hanno ad oggetto contenuti differenti da quelli previsti dalla normativa1 non rientrano nel perimetro del DLgs 24/2023 e pertanto non garantiscono la tutela del segnalante.

Per maggiori dettagli si invita a visionare il testo completo della Policy Whistleblowing e dell'Informativa privacy, consultabili sul portale Whistleblowing.